อยากทำงานให้ดีต้องอ่าน 4 ทริคที่คน Productive เขาใช้กัน

In Summary

• เคยเห็นคนที่โปรดักทีฟ (Productive) มากๆ ลุยงานได้เพียบทั้งวัน แถมยังเหลือเวลาไปพักผ่อนหย่อนใจอีก อยากเป็นอย่างนั้นบ้างจัง
• วันนี้เรามีทริคดีๆ มาฝาก ถ้าอยากโปรดักทีฟ อยากทำงานได้มีประสิทธิภาพ ต้องอ่าน 4 ทริคนี้
• เริ่มจากรวมการประชุมทั้งหมดเข้าด้วยกันเป็นรอบๆ พยายามไม่ใช้เมาส์ในการทำงานเพื่อประหยัดเวลา อยากเปลี่ยนนิสัยให้ดีขึ้น ต้องเริ่มจากสร้างสิ่งแวดล้อมที่เอื้อ และสุดท้าย ลองอ่านงานเขียนของตัวเองออกมาดังๆ เพื่อเช็คคุณภาพ

เคยเห็นคนที่โปรดักทีฟ (Productive) มากๆ มั้ย ประเภทที่ในวันๆ นึงสามารถลุยงานได้เป็นสิบอย่าง แถมแต่ละงานก็ออกมาแบบไม่มีที่ติ ยังไม่รวมไปเข้าฟิตเนส และไปดินเนอร์กับเพื่อนๆ ต่อด้วย เวลาเห็นคนแบบนี้ เรามักจะมานั่งสงสัยว่า ทั้งๆ ที่วันนึงเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมเราถึงทำอะไรได้ไม่เยอะเท่าเขาบ้างนะ? เขามีอะไรที่ต่างจากเรากันนะ?

อแมนธาร์ แอมเบอร์ (Amantha Imber) นักเขียนและนักจิตวิทยาก็เป็นอีกคนหนึ่งที่สงสัยเรื่องนี้ เธอจึงถือโอกาสหยิบเอาคำถามนี้ไปถามเหล่า นักเขียน นักดนตรี นักแสดง นักลงทุน และนักธุรกิจที่เธอเชิญมาพูดคุยในรายการพอดแคสต์ของตัวเอง 

วันนี้ SHiFT Your Future หยิบเอาคำตอบมาฝากทุกคนแล้ว ไปดูพร้อมๆ กันเลยว่า คนที่โปรดักทีฟขั้นสุดยอดนั้นมีกิจวัตรอย่างไร หรือมีเคล็ดลับอะไรที่ทำให้เขาใช้ชีวิตอย่างมีประสิทธิภาพได้ขนาดนั้น

Photo from: Unsplash

1. รวมการประชุมทั้งหมดเข้าด้วยกันเป็นรอบๆ

การเช็คอีเมลเป็นรอบๆ นั้นกลายเป็นหนึ่งในทริคเพิ่มความโปรดักทีฟที่หลายคนนำไปใช้กันอย่างแพร่หลายแล้ว และทุกคนที่ลองใช้เทคนิคนี้ก็ต่างรู้สึกถึงการทำงานที่ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อเราจัดรอบการเช็คและตอบอีเมลเป็นรอบๆ เราก็สามารถใช้เวลาที่เหลือทำงานได้โดยไม่ต้องสะดุด หยุดพักไปตอบอีเมลคนนั้นคนนี้ที รู้มั้ยว่าเราสามารถใช้วิธีนี้กับการประชุมได้เหมือนกันนะ จัดรอบประชุม โทรศัพท์คุยงาน หรือประชุมเป็นรอบๆ ไป 

โดยงานวิจัยจากมหาวิทยาลัยรัฐโอไฮโอแสดงให้เห็นว่า เมื่อไรก็ตามที่เรารู้ว่าอีกชั่วโมงหรือสองชั่วโมงจะมีประชุม เราจะทำงานได้เสร็จน้อยลงกว่าปกติถึง 22 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งเราว่านี้ก็จริงมากๆ เพราะทุกครั้งที่เรารู้ว่าจะต้องประชุมกับหัวหน้า หรือมีประชุมอัปเดตงานกันทีม เรามักจะเอาเวลาชั่วโมงนึงก่อนเข้าประชุมมานั่งคิดว่าจะพูดอะไรดีนะ หรือาจจะต้องเตรียมจัดห้องเปลี่ยนชุดให้เหมาะประชุม ยิ่งประชุมบ่อยขึ้นเท่าไหร่ ก็ยิ่งเสียเวลาไปอย่างไม่จำเป็นกับส่วนนี้มากขึ้นเท่านั้น

ศาสตราจารย์อดัม แกรนท์​ (Adam Grant) จากโรงเรียนธุรกิจวอร์ตัน มหาวิทยาลัยเพนซิลเวเนียก็เป็นอีกคนที่จัดเวลาการประชุมให้อยู่ในวันเดียว ซึ่งทำให้ตัวเองทำงานได้มีประสิทธิภาพมากในวันที่เหลือ

ถ้าทำได้ สิ่งที่ควรทำคือจัดเวลาประชุมให้ติดๆ กันไปเลยในหนึ่งวัน อาจจะเว้นระยะระหว่างการประชุมสัก 5 นาที เพื่อพักหายใจ และเช็คอีเมลสักนิด วันอื่นๆ ที่เหลือจะได้ไม่มีประชุมมากวนใจ และทำงานได้อย่างลื่นไหลไม่มีอะไรติดขัดทั้งวัน

2. (พยายาม) ไม่ใช้เมาส์

งานวิจัยจาก Brainscape แสดงให้เห็นว่าคนส่วนมากมักจะหมดเวลาไปกว่า 2 วินาที ในทุกๆ 1 นาทีกับการเปลี่ยนมือไปจับเมาส์แทนที่จะใช้คีย์ลัดบนคีย์บอร์ด ฟังเหมือนจะน้อย แต่ถ้ารวมทั้งปีแล้ว เราเสียเวลาไป 8 วันเชียวนะ! 

การเรียนรู้ที่จะใช้คีย์ลัดบนคีย์บอร์ดช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเราได้มากกว่าที่คิด และปัจจุบันนี้ไม่ว่าจะ Windows หรือ IOS ก็มีคีย์ลัดที่ค่อนข้างคล้ายกัน ถ้าใช้เป็น ไม่ว่าคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุคเครื่องไหนก็สบาย

“ผมแทบไม่เคยแตะเมาส์เลย” ราหุล วอห์น (Rahul Vohra) ผู้ก่อตั้งซอฟต์แวร์ด้านอีเมลชื่อ Superhuman บอก และนั่นคือกฎที่เขาใช้ในการสร้างซอฟต์แวร์ Superhuman และยังใช้กฎนี้กับทุกๆ ซอฟต์แวร์ที่เขาใช้อีกด้วย

Photo from: Unsplash

3. อยากเปลี่ยนพฤติกรรมก็ต้องสร้างสิ่งแวดล้อมให้เอื้อกัน

แล้วจะมุ่งมั่นเปลี่ยนพฤติกรรมยังไงไม่ให้ท้อใจไปเสียก่อน เพราะเราชื่อว่าทุกคนต้องเคยรู้สึกถึงมุ่งมั่นสุดๆ ที่จะเปลี่ยนตัวเอง แต่พอทำไปได้สักพักก็ท้อกันหมด แมท มัลเลนเว็ก (Matt Mullenweg) หนึ่งในผู้ก่อตั้ง WordPress ได้ให้คำแนะนำไว้ว่าการเริ่มจากเปลี่ยนพฤติกรรมเล็กๆ น้อยๆ ก่อน จะพาเราไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ได้ในที่สุด

ทริคในการเปลี่ยนพฤติกรรมให้ได้ผลคือการสร้างสิ่งแวดล้อมที่เอื้อต่อการเปลี่ยนแปลงนั้น เช่น ถ้าอยากอ่านหนังสือให้เยอะขึ้น เล่นโทรศัพท์ให้น้อยลง ลองหยิบหนังสือมาวางไว้ข้างหัวเตียงแทนโทรศัพท์ เอาโทรศัพท์ไปไว้ไกลๆ เวลาตื่นมาแล้วอยากหยิบอะไรสักอย่าง มือเราจะได้เอื้อมไปที่หนังสือแทน การเปลี่ยนสิ่งแวดล้อมให้เอื้อต่อการกระทำ จะช่วยให้เราทำให้สิ่งที่เคยเลี่ยง หรือเคยรู้สึกไม่มีใจอยากจะทำได้ง่ายขึ้น 

ถ้าอยากอ่านให้เยอะขึ้น ก็เอาหนังสือไว้รอบๆ ตัว ถ้าอยากเลิกกินขนม เอาขนมไปซ่อนไว้ใต้ผลไม้ ทุกครั้งที่หิวจะได้เห็นผลไม้ก่อน ถ้าอยากเล่นโซเชียลให้น้อยลง ลองลบแอปพลิเคชันทิ้ง ทำให้เส้นทางการไปถึงสิ่งเหล่านั้นมันยากขึ้นหน่อย เพราะสุดท้ายคุณก็จะขี้เกียจจะต้องไขว่คว้าจนเลิกทำได้ไปโดยปริยาย

เราทุกคนล้วนเป็นนักเขียน ไม่ว่าคุณจะชอบเขียนหรือไม่ก็ตาม การจะทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จในแต่ละวันนั้น การสื่อสารเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญ เราต้องเขียนการบ้านให้รู้เรื่อง ทำรายงานให้อ่านเข้าใจ ซึ่งนั่นต้องอาศัยการเขียนสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

“ทุกการเขียนที่สำคัญ ฉันจะอ่านมันออกมาดังๆ” แดน พิงก์ (Dan Pink) นักเขียนชื่อดังที่มีผลงานติดอันดับขายดีของ New York Times แนะนำ การอ่านออกเสียงออกมาเป็นเหมือนการทดสอบว่าสิ่งที่เขียนนั้น ‘ใช่’ หรือยัง ถึงแม้ว่ามันจะดูเสียเวลา แต่มันเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้เขาสร้างงานเขียนคุณภาพเยี่ยมได้ 

เขายังแนะนำเพิ่มเติมอีกว่าให้ลองเปลี่ยนกลุ่มคำที่อ่านออกมาแล้วรู้สึกว่ามันอ่านยากหรือติดขัด ให้เป็นภาษาที่เข้าใจง่ายขึ้น นอกจากนี้การอ่านออกเสียงยังเป็นเทคนิคในการพิสูจน์อักษรชั้นเยี่ยม เพราะในขณะที่อ่านไป คุณจะเจอกับคำที่สะกดผิด และเจอประโยคที่ไม่เข้าที่เข้าทาง จนทำให้คุณปรับงานตัวเองให้ไร้ที่ติได้ การอ่านออกเสียงจะช่วยให้คุณสร้างงานที่สื่อสารได้ชัดเจน ถูกต้อง และทรงพลังมากกว่า

การเป็นคนโปรดักทีฟไม่ได้หมายความต้องทำเยอะอย่างที่เข้าใจกัน แต่คือการทำงานให้ออกมามีประสิทธิภาพ แบบที่ไม่ใช้เวลาอย่างเสียเปล่า ลองเริ่มตั้งแต่วันนี้ ค่อยๆ เปลี่ยนแปลงกันไปทีละนิด เพื่อให้วันๆ นึงของคุณมีคุณภาพและมีคุณค่ามากขึ้น

เครื่องมือช่วยจัดการเวลาการทำงานแบบ Productivity อ่านเพิ่มเติม คลิก

Source

• Harvard Business Review