6 เคล็ดลับดูแลพนักงานให้มีความสุขในช่วง Work from Home (WFH)

In Summary

• ใช้ความเห็นอกเห็นใจในการดูแล พูดคุยแบบเห็นหน้า ไม่ต้องกลัวว่าจะคุยกันมากเกินไป ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในแต่ละรูปแบบของการทำงาน สนับสนุนให้มีการพักระหว่างวันได้ และสนับสนุนให้พูดคุยสนุกสนานเหมือนที่เคยทำตอนอยู่ออฟฟิศ ทั้งหมดนี้จะช่วยให้การดูแลทีมในช่วง Work from home (WFH) ทำได้ง่ายขึ้น

• การทำงานที่บ้าน Work from home (WFH) ไม่เคยเป็นเรื่องง่าย อาจได้ความสะดวกสบายในการประหยัดเวลาการเดินทาง แต่ปัญหาเรื่องการสื่อสาร และสถานที่ที่ไม่เหมาะสมในการทำงานก็เป็นปัญหาใหญ่

• ยิ่งหากคุณเป็นหัวหน้าที่ต้องดูแลลูกน้องและคอยจัดการบริหารทีม ก็ถือเป็นงานที่หนักขึ้นสองเท่า

ช่วงเวลานี้เป็นช่วงเวลาที่หลายคนต้องกลับมาทำงานที่บ้านกันอีกครั้งหลังจากการกลับมาระบาดครั้งใหม่ของโรค Covid-19 หลังจากผ่านการทำงานที่บ้านมาสองครั้งแล้ว หลายคนคงเหนื่อยหน่ายเต็มทน และหมดไฟในการทำงาน เพราะต้องยอมรับว่าแม้การทำงานที่บ้านจะมีข้อดี แต่ก็มีข้อเสียเรื่องการติดต่อสื่อสารที่ยากลำบาก และงานหลายตำแหน่งก็ไม่เหมาะกับการทำงานที่บ้านเอาเสียเลย

ยิ่งถ้าคุณอยู่ในตำแหน่งของผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมแล้ว การทำงานที่บ้านจะเป็นเรื่องยากคูณสองสำหรับคุณ เพราะคุณมีหน้าที่ต้องคอยจัดการดูแลให้โปรเจ็กต์ต่างๆ สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ทั้งยังต้องคอยดูแลสุขภาพจิตของพนักงาน กระชับความสัมพันธ์ในทีมให้ปกติแม้ไม่ได้เจอหน้ากัน

แต่อย่าเพิ่งกังวลไป วันนี้ SHiFT Your Future มีทริค 6 ข้อสำหรับหัวหน้าหรือผู้จัดการในการดูแลทีมให้มีความสุข และทำงานได้มีประสิทธิภาพในช่วง Work from Home มาฝากกัน ใครนำไปใช้แล้วได้ผลอย่างไรมาแชร์กันบ้างนะครับ

https://unsplash.com/photos/8R-mXppeakM

 

1. ใช้ความเห็นอกเห็นใจในการดูแล
ต้องเข้าใจว่าการทำงานที่บ้านในยุคนี้คือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากผลกระทบของโรคระบาด ไม่ใช่การทำงานที่บ้านในสถานการณ์ที่ปกติ หัวหน้าเองก็ต้องปรับตัว และควรเข้าใจว่าพนักงานเองก็ต้องปรับตัวอย่างหนักเหมือนกัน

โรคระบาดครั้งนี้ได้สร้างวิถีชีวิตแบบ New Normal ที่เปลี่ยนแปลงแทบทุกแง่มุมของการดำเนินชีวิต ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนมาทำงานที่บ้านเท่านั้น ทุกคนต่างต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงอย่างหนัก ซึ่งไม่ง่ายเลย บางคนอาจจะต้องเลี้ยงลูกที่ก็ต้องเรียนออนไลน์ที่บ้านไปด้วย หรือบางคนอาจไม่มีพื้นที่เหมาะสมในการทำงานที่บ้านเนื่องจากมีสมาชิกครอบครัวจำนวนมาก ซึ่งนอกจากจะต้องทำงานตามเวลาปกติแล้ว เราต่างต้องรับมือกับเรื่องเหล่านี้ที่ไม่เคยต้องเจอในการทำงานปกติ

ผู้จัดการหรือหัวหน้าทุกคนควรพยายามเข้าใจและเห็นอกเห็นใจลูกน้องในประเด็นนี้ เข้าใจว่าสถานการณ์ของทุกคนไม่เหมือนกัน ต่างคนต่างมีเรื่องให้ต้องปรับตัว ควรพูดคุยกับลูกน้องเป็นระยะเพื่อถามไถ่และแสดงความเป็นห่วง พยายามเข้าใจหากเกิดการติดขัด และช่วยคิดหาทางออก และควรสนับสนุนให้พนักงานทุกคนเปิดใจพูดได้ไม่ว่าจะเกิดปัญหาอะไร นั่นจะทำให้การทำงานที่บ้านของทีมง่ายขึ้น

2. พูดคุยแบบเห็นหน้า
แน่นอนว่าการเปิดกล้องคุยประชุมซูมอาจไม่ใช่เรื่องที่ทุกคนสะดวก บางคนไม่ได้อยู่คนเดียว มีสมาชิกในบ้านเดินไปมา มีความวุ่นวายอยู่ด้านหลัง ทำให้หลายคนไม่อยากเปิดกล้อง แต่จริง ๆ แล้วการเปิดกล้องนั้นช่วยเพิ่มความรู้สึกใกล้ชิดได้ดีมากในสถานการณ์แบบนี้ คุณจะได้เห็นการแสดงออกทางสีหน้าเวลาพูดคุย ได้เห็นท่าทางปฏิกริยาต่อเรื่องต่าง ๆ ซึ่งถือว่ามีประโยชน์มากในการดูแลลูกน้องทางไกล

สิ่งที่ผู้จัดการหรือหัวหน้าควรทำคือ ควรสนับสนุนให้ทุกคนเปิดกล้อง โดยบอกไว้ก่อนเลยว่าจะมีความวุ่นวายข้างหลังก็ไม่เป็นไร และสามารถยอมให้ปิดกล้องเวลาที่จำเป็นได้ วิธีนี้จะทำให้พนักงานสบายใจที่จะเปิดกล้องคุยมากขึ้น และคุณเองก็จะจัดการทีมได้ดีขึ้น

3. ไม่ต้องกลัวว่าจะคุยกันมากเกินไป
หัวหน้าหลายคนกลัวว่าการเข้าไปถามไถ่ลูกน้องบ่อยๆ อาจดูเหมือนการจ้ำจี้จ้ำไช และทำให้ลูกน้องไม่สบายใจได้ แต่ในสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถเดินไปคุยกันสั้นๆ ที่โต๊ะทำงาน หรือถามไถ่กันเวลาเดินผ่านได้อีกแล้วนั้น การสื่อสารจำเป็นอย่างมาก หากสื่อสารกันน้อย อาจทำให้พนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว และไม่มั่นใจที่จะทำงานต่าง ๆ ต่อเนื่องจากกลัวผิดขั้นตอน

ลองส่งอีเมลสั้น ๆ เพื่อสรุปงานหลังจากประชุม หรือคอยถามไถ่และให้คำแนะนำการทำงานขั้นต่อไป แค่ระวังวิธีพูด น้ำเสียง หรือวิธีการพิมพ์ข้อความไม่ให้ดูเป็นการตามจี้ก็พอ เท่านี้การบริหารทีมให้มีผลงานที่มีประสิทธิภาพก็ไม่ยากเกินไปแล้ว

https://unsplash.com/photos/fkalryO4dUI

 

4. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในแต่ละรูปแบบของการทำงาน
เครื่องมือและโปรแกรมต่างๆ เป็นสิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารในช่วงเวลาที่ลำบากนี้ง่ายขึ้น ปัจจุบันมีเครื่องมือให้เลือกหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารผ่านการพิมพ์คุยใน Slack สื่อสารผ่านวิดีโอคอลใน Zoom Microsoft Teams หรือ Google Hangouts การทำงานร่วมกันบน Google Docs หรือการจัดการตารางการทำงานและโปรเจ็กต์ใน Notion หรือ ClickUp

หน้าที่ของผู้จัดการในขั้นต่อมาคือการเลือกเครื่องมือให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานแบบต่าง ๆ เช่นถ้าเป็นการแจ้งข้อมูลที่ไม่เร่งด่วน สื่อสารทางเดียว หรือคุยเล่นระหว่างวัน อาจคุยผ่าน Slack ได้ แต่การพูดคุยแบบเห็นหน้า พรีเซ็นต์งาน ควรทดสอบว่าระหว่าง Zoom หรือ Microsoft Teams เหมาะสมกว่ากัน ซึ่งเครื่องมือที่เหมาะสมนั้นไม่มีคำตอบตายตัว ต้องผ่านการลองผิดลองถูกเผื่อเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับขนาดทีม และลักษณะของคนในทีมมากที่สุด

5. สนับสนุนให้มีการพักระหว่างวันได้
การทำงานที่บ้านกับการทำงานที่ออฟฟิศนั้นต่างกันโดยสิ้นเชิง หลายคนหลงคิดไปว่าการทำงานที่ออฟฟิศคือทำงานทั้งวัน 8 ชั่วโมง แต่ในความเป็นจริงคือ คุณอาจพักผ่อนระหว่างเดินไปชงกาแฟ แวะคุยเล่นกับเพื่อนร่วมงาน ยืดเส้นยืดสายระหว่างเดินไปห้องประชุม

หลายคนที่เข้าใจผิดมักคิดว่าการทำงานที่บ้านก็ควรนั่งติดกับโต๊ะทำงานตลอด 8 ชั่วโมงเช่น แต่ในความเป็นจริงแล้ว สภาพแวดล้อมของบ้านกับที่ทำงานต่างกัน เดิมบ้านเป็นสถานที่พักผ่อนที่ถูกเปลี่ยนมาให้เป็นที่ทำงานแบบฉุกเฉิน การบังคับตัวเองให้นั่งติดกับโต๊ะทั้งวันอาจไม่ดีต่อทั้งประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพจิต

อย่างไรก็ตาม พนักงานหลายคนก็ยังคงรู้สึกผิดหากแอบไปนั่งพัก หรือลุกไปทำอย่างอื่นบ้าง เพราะถือว่าเป็นเวลางาน ในฐานะหัวหน้าคุณควรทำให้เห็นเป็นตัวอย่างว่าพักบ้างน่ะทำได้ เพราะลูกน้องจะเรียนรู้ว่าอะไรทำได้และไม่ได้จากหัวหน้าของตนเอง ลองทำให้พวกเขาเห็นว่าคุณลุกไปรดน้ำต้นไม้สัก 10 นาที หรืองีบ 30 นาทีระหว่างวันบ้าง เพื่อสุขภาพจิตที่ดีขึ้น

6. สนับสนุนให้พูดคุยสนุกสนานเหมือนที่เคยทำตอนอยู่ออฟฟิศ
การทำงานที่บ้านอาจทำให้หลายคนจำกัดการพูดคุยลงเหลือเพียงแค่เรื่องงาน ความสัมพันธ์ที่เคยนั่งเม้ามอยกันตอนกินข้าวเที่ยงก็หายไป เมื่อความสัมพันธ์ของคนในทีมมีแต่เรื่องงานนั้นอาจไม่เป็นผลดีนักกับทีมโดยรวม

ลองสร้างกิจกรรมทานข้าวเที่ยงด้วยกัน ให้ทุกคนวิดีโอคอลกันกินมื้อเที่ยงพร้อมพูดคุยสนุกสนานโดยไม่นึกถึงเรื่องงาน หรือหยอดมุกตลกๆ เปิดหัวข้อเม้ามอยที่เคยทำกันตอนเจอหน้าลงไปในกรุ้ปไลน์บ้าง เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการทีมได้ดีขึ้น

Source

The Muse