8 เคล็ดลับรับการทำงานแบบ New Normal

การจัดการความเครียดและอารมณ์เมื่อต้องทำงานจากระยะไกล

ขณะที่เชื้อไวรัส COVID-19 ยังแพร่ระบาดไปทั่วโลกอย่างต่อเนื่อง ต้องยอมรับว่า ผู้คนจำนวนมากได้เริ่มเปลี่ยนแนวทางในการทำงานมากขึ้นเรื่อยๆ เป็น New normal บริษัทอย่าง Google Microsoft Trader Joe’s Gap และ สายการบิน United Airlines ที่กำลังเติบโตและมีสาขามากมายทั่วสหรัฐอเมริกาต่างก็ดำเนินการหาทางแก้ไขให้แก่พนักงานที่กังวลในเรื่องการเลิกจ้างงานในสภาวะการแพร่ระบาดที่ดูเหมือนยังไม่จบไม่สิ้นนี้

บริษัทดังกล่าวได้แก้ปัญหาโดยการแนะนำหรือขอให้พนักงานทำงานที่บ้าน เสนอวันลาป่วยเพิ่มโดยที่ยังได้รับเงินค่าจ้าง หรือการจ่ายค่าจ้างตามปกติแม้ชั่วโมงในทำงานจะลดลงก็ตาม

บทความจาก MIT Sloan Review ชิ้นนี้ เรียบเรียงจากเรื่องราวของ Liz Fosslien และคู่หู Mollie West Duffy (เจ้าของหนังสือเรื่องดังอย่าง No Hard Feelings: The Secret Power of Embracing Emotions at Work )   ที่ได้ใช้เวลากว่า 4 ปีในการศึกษาเรื่องอารมณ์ในเชิงวิทยาศาสตร์และการดำเนินชีวิตในการทำงาน พวกเธอได้พูดคุยกับคนที่ทำงานจากระยะไกลมากมายรอบโลก รวมทั้งจากประสบการณ์ทำงานระยะไกลของพวกเธอเอง ซึ่งก็พบว่าความรู้สึกโดดเดี่ยวจากการทำงานระยะไกลนั้นเป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะการดำเนินชีวิตบนความไม่แน่นอนท่ามกลางการแพร่ระบาดของโควิด-19 ก็ยิ่งทำให้สถานการณ์เพิ่มความตึงเครียดเข้าไปอีก

เราจึงได้รวบรวมเคล็ดลับเพื่อจัดการกับความท้าทายจากการทำงานระยะไกลและจัดการกับความเครียดและอารมณ์ที่ควบคุมได้ยาก ดังนี้

1. ทบทวนข้อความที่คุณจะส่งอีกครั้งว่าอยู่ในโทนอารมณ์แบบไหน
ความที่ต้องทำงานที่บ้านซึ่งทำให้ไม่มีปฏิสัมพันธ์ต่อหน้ากันกับเพื่อนร่วมงาน ทำให้เมื่อต้องการส่งข้อความหากัน คุณจึงควรอ่านข้อความอีกครั้งก่อนที่จะส่งเพื่อดูว่าข้อความนั้นชัดเจนหรือไม่และอยู่ในโทนอารมณ์ไหน การส่งข้อความหรืออีเมลหากันโดยพูดว่า “มาคุยกันเถอะ” ทั้งที่คุณอาจหมายความว่า “พวกนี้เป็นคำแนะนำที่ดีนะ เรามาปรึกษากันเถอะว่าจะทำยังไงกันดี” ซึ่งอาจทำให้ผู้รับสารเกิดความกังวลได้ ถ้าคุณกลัวในเรื่องนี้ คุณแค่เปลี่ยนไปคุยทางโทรศัพท์หรือคุยทาง video chat แทน เพื่อนร่วมงานของคุณ(ที่ตอนนี้อาจกำลังทำงานที่บ้านเหมือนกัน)อาจรู้สึกดีกว่าที่มีโอกาสได้พูดคุยกับคุณด้วย

2. ให้ความใส่ใจในเรื่องTime Zone ที่ต่างกัน
เพื่อช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานที่อยู่ในพื้นที่ที่มีเวลาต่างกัน คุณอาจจะยืดหยุ่นเวลาในการตัดสินใจให้ช้าออกไปจนกว่าที่คุณจะได้ฟังความเห็นจากผู้ที่เกี่ยวข้องจนครบทุกคนเสียก่อน ซึ่งเป็นช่วงจังหวะที่ดีที่คุณจะได้พัฒนาทักษะด้านเอกสาร และคุณจะได้เห็นว่าทีมงานของคุณสามารถทำงานครอบคลุมเนื้อหาการประชุมผ่านทางอีเมล หรือ โปรแกรม Slack หรือแพลตฟอร์มการส่งข้อความอื่นๆได้หรือไม่

ยกตัวอย่างเช่น เมื่อเปลี่ยนมาเป็นการทำงานระยะไกลทางบริษัท Humu (บริษัทที่ Liz Fosslien ผู้เขียนบทความนี้ทำงานอยู่) ได้กำหนดเวลาประชุมประจำวัน เป็นเวลา 15 นาทีต่อวันโดยจะเริ่มประชุมก่อนเที่ยงเวลา 11:45  PT (PT คือเขตเวลาที่อยู่ทางทิศตะวันตกของอเมริกาและเวลาเร็วกว่า 3 ชั่วโมงของ ET ซึ่งเป็นเขตเวลาที่อยู่ทางทิศตะวันออกของอเมริกา) ซึ่งพนักงานที่อยู่ทางฝั่งตะวันออกของอเมริกาและในยุโรปสามารถเข้าร่วมได้ และแต่ละทีมสามารถส่งตัวแทนเข้าร่วมประชุมได้ ที่สำคัญ ทุกๆประเด็นที่พูดคุยในการประชุมจะถูกส่งให้ทางอีเมลหลังการประชุมจบ

3. ควรมีเวลาให้พูดคุยเล่นกันบ้าง
เมื่อเราทำงานจากระยะไกล เราจะพลาดโอกาสทั้งหมดในการใช้เวลาร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน เช่น การพูดคุยกันในเวลาก่อนและหลังประชุม การพูดคุยกันในห้องครัวหรือตามโถงทางเดิน หรือการเดินไปหากันที่โต๊ะทำงาน เมื่อต้องประชุมกันผ่านโทรศัพท์หรือ video conference  จึงควรมีเวลาให้พูดคุยเล่นกันแบบไม่เป็นทางการทั้งก่อนและหลังประชุมด้วย เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกัน

4. สร้างพื้นที่สำหรับการพักเบรคสั้นๆ
การลุกออกมาจากโต๊ะทำงานแค่เพียง 5 นาทีก็สามารถช่วยให้คุณผ่อนคลายได้และยังทำให้คุณกลับไปทำงานได้อย่างมีสมาธิอีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น นักเรียนในประเทศเดนมาร์กที่มีการพักเบรกในช่วงสั้นๆก่อนการสอบ จะเป็นกลุ่มที่มีคะแนนสอบที่สูงอย่างมีนัยสำคัญกว่าพวกเด็กๆที่ไม่ได้รับอนุญาตให้พักเบรก  Mollie (ผู้เขียนบทความนี้) ได้เคยลองใช้แอปพลิเคชั่น Time Out จาก Macs ที่จะคอยเตือนเธอให้พักเบรคเพื่อยืดเหยียด เดินไปรอบๆ หรือให้เปลี่ยนท่าทางในการนั่งทำงานของเธอด้วย

 5. สร้างกิจกรรมเฉพาะของคุณขึ้นมาก่อนที่คุณจะเลิกงาน
เมื่อคุณนั่งทำงานที่สำนักงานในเวลาเดิมๆของแต่ละวันคุณอาจจะทำงานหนักโดยที่คุณไม่รู้ตัว ดังนั้นสิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้คือขอบเขตที่ทำให้คุณยังสุขภาพดีได้อยู่ โดยสมองของคุณจะส่งสัญญาณที่บอกว่า “เลิกทำงานได้แล้ว!” มีกิจกรรมอื่นๆที่สามารถช่วยได้เช่น การนั่งสมาธิ การฟังเพลง การอ่านนิตยสาร หรือการยกเวท (บางการศึกษาพบว่าการออกกำลังกายแบบ weight training จะช่วยส่งเสริมให้อารมณ์ของคุณดีขึ้นได้มากกว่าการออกกำลังกายแบบ cardio) Cal Newport ผู้เขียนหนังสือเรื่อง Deep Work บอกว่า เขาจะจบการทำงานในแต่ละวันของเขาโดยการปิดคอมพิวเตอร์ และพูดวลีที่ว่า “ตามแผน ปิดเครื่อง เสร็จสมบูรณ์”และเขียนว่า “นี่คือกฎของฉัน” “เมื่อผมได้พูดวลีที่วิเศษนั้นออกไป ถ้ายังมีความกังวลเรื่องงานผุดขึ้นมาในหัว ผมจะตอบมันด้วยกระบวนการคิดที่ว่า ผมได้พูดวลีปิดงานนั้นไปแล้ว”

6. กำหนดเวลาการออกกำลังกายในปฏิทินของคุณ
ตั้งเป้าหากิจกรรมเคลื่อนไหวทางร่ายกายโดยการแบ่งเวลาเพื่อออกกำลังกายในปฏิทินของคุณ คุณต้องการวิธีดีๆในการออกกำลังกายที่บ้านอยู่ใช่ไหม? คุณอาจจะลอง ออกกำลังกายใน 7 นาที หรือ การยืดเหยียดโดยใช้โต๊ะที่บ้านซึ่งอาจทดแทนการเข้ายิมได้บ้าง หรือ คุณอาจจะเปิดเพลงที่คุณชอบและเต้นไปด้วย และยิ่งดีขึ้นไปถ้าคุณสามารถสร้างกลุ่มการออกกำลังกายขึ้นมาโดยใช้การ video call กับเพื่อนๆของคุณ และนำคลิปการออกกำลังกายจาก YouTube มาทำตาม คุณจะได้ทั้งความสนุกและเสียเหงื่อไปพร้อมๆกันกับเพื่อนๆของคุณ

7. ตรวจสอบซึ่งกันและกัน
  การกำหนดให้มีการพักเที่ยงแบบ Virtual  พักเบรคเพื่อจิบชา หรือ จัดให้มีการพูดคุยทางออนไลน์ของพนักงานเป็นคู่ๆ โดยใช้แพลตฟอร์มสื่อสาร แบบที่บริษัท Buffer ได้จัดขึ้น โดยพนักงานของ Buffer จะถูกสุ่มให้จับคู่เพื่อพูดคุยกับพนักงานคนอื่นในบริษัทสัปดาห์และครั้ง การพูดคุยนี้จะไม่ใช่ในเรื่องงาน แต่อาจเป็นเรื่องครอบครัว งานอดิเรก หรือรายการที่ชอบดู ถ้าองค์กรของคุณใช้โปรมแกรม Slack วิธีเดียวง่ายๆคือติดตั้งมันและใช้ผ่านเว็บ Donut ซึ่ง Slack bot จะจัดการสุ่มคู่สนทนาโดยอัตโนมัติ  

8. จงไตร่ตรองให้มากเมื่อคุณต้องเป็นผู้นำ
ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถทำงานที่บ้านได้ สำหรับบุคคลเหล่านี้ที่ต้องทำงานกับคน (เช่น หมอ พนักงานคิดเงิน และเภสัชกรที่ต้องจ่ายยา) พวกเขาต้องล้างมือให้เป็นนิสัย ต้องระมัดระวังตัวเมื่อออกจากบ้าน ต้องปฏิบัติตามหลักการเว้นระยะห่าง และพวกเขาต่างรู้สึกขอบคุณใครก็ตามที่อยู่กับบ้านไม่ออกไปไหน

บริษัทมากมายต่างพยายามให้ธุรกิจดำเนินต่อไปและพยายามช่วยเหลือพนักงานเท่าที่พวกเขาจะทำได้ การสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานด้วยการจัดให้มีรูปแบบเสมือนจริง จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานของพวกเขาต่อไปได้

และจากสภาพแวดล้อมที่ไม่อาจคาดคิดในขณะนี้ ทำให้ต้องมีการเปลี่ยนแปลงซึ่งนำมาซึ่งความท้าทายที่สำคัญ สิ่งที่สำคัญที่สุดในตอนนี้ก็คือ การช่วยเหลือซึ่งกันและกันเพื่อเดินทางไปสู่วันข้างหน้าด้วยกันนั่นเอง

ที่มา https://sloanreview.mit.edu/article/managing-stress-and-emotions-when-working-remotely/