4 ลิสต์ Do และ Don’t การใช้ Basecamp ช่วยจัดการโปรเจกต์อย่างมือโปร

In Summary

• Basecamp คือเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ยอดฮิตที่ประกอบไปด้วยฟังก์ชันการใช้งานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นกระดานสนทนา ที่เก็บไฟล์แยก ทูดูลิสต์ หรือตารางงานต่างๆ เพื่อให้คุณจัดการโปรเจกต์หลายสิบได้ในเครื่องมือเดียว

• บริษัท 37 signals ผู้สร้าง Basecamp ได้ออกมาให้ข้อมูลเรื่องวิธีการใช้ที่เหมาะสม และแก้ไขความเข้าใจผิดที่อาจทำให้ไม่สามารถใช้งานได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด ถึงแม้แต่ละคนจะมีวิธีการใช้งานเฉพาะตัวที่แตกต่างกัน แต่การเรียนรู้วิธีเหล่านี้ไปปรับใช้ก็อาจทำให้การทำงานสะดวกขึ้น

• สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการใช้งาน Basecamp ได้แก่ แบ่งโปรเจกต์ใน Basecamp ตามโปรเจกต์ต่างๆ อย่าแบ่งตามตำแหน่ง ค่อยๆ เพิ่มทูดูลิสต์ทีละส่วน อย่าเพิ่มทีเดียวหมดตั้งแต่สร้างโปรเจกต์ ใช้ Basecamp เพื่อการสื่อสาร อย่าใช้เพื่อการวางแผน จัดการงานตามสโคปงาน ไม่ใช่ตามวันส่งงาน

หลังจากที่เราได้แนะนำทริควิธีใช้ Basecamp กันอย่างคร่าวๆ ไปในบทความที่แล้ว วันนี้เรายังคงอยู่กับซีรีส์  Basecamp เช่นเคย แน่นอนว่าเครื่องมือที่ช่วยจัดการโปรเจกต์มาแล้วกว่า 8 ล้านโปรเจกต์ทั่วโลกแบบนี้ ยังคงมีทริคที่รอให้เราไปค้นพบและใช้งานอีกมากมาย

Basecamp มีฟังก์ชันต่างๆ มากมายที่ช่วยให้การจัดการโปรเจกต์ที่เคยล้นมือของเราง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นกระดานสนทนา ที่เก็บไฟล์แยก ทูดูลิสต์ หรือตารางงานต่างๆ

วันนี้เราขอหยิบเรื่องของ Do และ Don’t ในการใช้งาน Basecamp มาแนะนำทุกคนกัน เราจะช่วยแก้ไขความเข้าใจผิดและพาไปรู้จักวิธีการใช้ที่เหมาะสมและทำให้สามารถจัดการโปรเจกต์ได้แบบมืออาชีพยิ่งขึ้น ข้อมูลเหล่านี้ก็ไม่ได้มาจากใครที่ไหน แต่มาจาก 37 Signals บริษัทผู้สร้าง Basecamp นั่นเอง

ถึงแม้แต่ละคนก็ต่างมีวิธีใช้งานในแบบของตัวเอง แต่สำหรับวิธีที่บริษัทผู้สร้างเองได้คิดมาแล้วว่าจะจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ก็เป็นสิ่งที่เราไม่ควรพลาด ไปทำความรู้จักกับวิธีเหล่านี้กันเลยดีกว่า

1. แบ่งห้องใน Basecamp ตามโปรเจกต์ อย่าแบ่งตามตำแหน่ง
บางบริษัทใช้หน้าแรกโดยแบ่งห้องโปรเจกต์ที่ Basecamp มีให้ตามหน้าที่ต่างๆ ในบริษัท เช่น มีห้องของแผนกออกแบบ หรือแผนกโปรแกรมเมอร์ เป็นต้น และข้อมูลในห้องนั้นๆ ก็จะเป็นข้อมูลการทำงานของแต่ละแผนก และแต่ละห้องก็มีทูดูลิสต์มอบหมายหน้าที่ของสมาชิกในแผนกอีกที

แต่อย่างไรก็ตาม ไรอัน ซิงเกอร์ (Ryan Singer) โปรดักส์เมเนเจอร์ของ Basecamp แนะนำว่า การแบ่งโปรเจกต์ด้วยแผนกหรือตำแหน่งจะทำให้คุณไม่สามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Basecamp ได้

เพราะการแบ่งตามหน้าที่หรือแผนก จะทำให้ห้องนั้นกระจุกไปด้วยข้อมูลของโปรเจกต์หลายสิบอันในแผนกนั้น และทำให้คนทำงานไม่สามารถมองเห็นภาพรวม และความก้าวหน้าของงานได้ การจะหาข้อมูลต่างๆ ก็จะเป็นเรื่องยาก เพราะต้องคลิกเข้าไปที่ห้องของแผนกนั้นก่อน และไปงมหาตามทูดูลิสต์ ไฟล์ หรือกระดานสนทนานับร้อยที่พูดถึงโปรเจกต์ที่ต่างกัน

นอกจากนี้หากแบ่งตามโปรเจกต์ เวลาที่ทำโปรเจกต์ไหนเสร็จแล้ว ก็จะสามารถลบทิ้งได้เลยโดยไม่สร้างความสบสน แต่ถ้าคุณแบ่งตามหน้าที่ จะไม่มีห้องไหนที่ลบทิ้งได้

เราขอเสนอเพิ่มเติมว่า คุณอาจจะสร้างห้องหลักของแต่ละแผนกไว้ เพื่อให้ใส่ข้อมูลพื้นฐาน เช่น กฎของแผนก ไฟล์สำคัญๆ ที่ต้องใช้ตลอดไป และห้ามใส่ข้อมูลการทำงานที่เฉพาะเจาะจงตามโปรเจกต์ในนั้น ส่วนโปรเจกต์ต่างๆ ก็ให้สร้างห้องแยกไว้อีกห้องเลย เพื่อการทำงานที่ง่ายขึ้นสำหรับคุณและคนในทีม

 

2. ค่อยๆ เพิ่มทูดูลิสต์ทีละส่วน อย่าเพิ่มทีเดียวหมดตั้งแต่สร้างโปรเจกต์
แทนที่จะนั่งคิดและสร้างทูดูลิสต์ให้ครบทุกงานที่ต้องทำตั้งแต่เริ่มเปิดโปรเจกต์ ซิงเกอร์ใช้วิธีเลือกดูก่อนว่างานส่วนไหนที่สำคัญสุด และสร้างทูดูลิสต์ของงานส่วนนั้นก่อนเลย หลังจากนั้นก็ค่อยๆ สร้างอันที่เหลือตามลำดับความสำคัญ และสร้างให้เสร็จทีละส่วน

อย่างสร้างทูดูลิสต์หลายส่วนพร้อมกัน เช่น ถ้างานส่วนของการสร้างแบบสอบถามในโปรเจกต์การสัมนาประจำปีสำคัญสุด เลือกสร้างทูดูลิสต์ของส่วนนี้ก่อน ลิสต์ว่ามีอะไรต้องทำบ้าง และอย่าเพิ่งไปคิดถึงส่วนอื่นจนกว่าจะทำตรงนี้เสร็จ จะทำให้สามารถจัดการการทำงานอย่างเป็นระบบและครอบคลุมหน้าที่ทั้งหมดได้อย่างไม่ตกหล่น

3. ใช้ Basecamp เพื่อการสื่อสาร อย่าใช้เพื่อการวางแผน
“เราไม่ได้สร้าง Basecamp มาเพื่อใช้วางแผน แต่เราสร้างมาเพื่อการสื่อสาร และนั่นคือความแตกต่างที่สำคัญ” ซิงเกอร์กล่าว

อย่างที่ทุกคนสังเกตเห็นว่า Basecamp ไม่มีแกนต์ชาร์ท (Gantt Chart) หรือแผนภูมิกำหนดงาน เพราะมันไม่ได้สร้างมาเพื่อการวางแผนงานนั่นเอง แผนงานควรจะวางมาเรียบร้อยแล้ว และเอาข้อมูลทั้งหมดมาลงใน Basecamp เพื่อให้เป็นที่ที่คนในทีมสามารถดูว่าการทำงานเป็นอย่างไรบ้าง มีองค์ประกอบและข้อมูลอะไรในที่เก็บไฟล์ ดูว่าแต่ละคนทำอะไรบ้างในทูดูลิสต์ และยังมีกระดานสนทนาให้พุดคุยแลกเปลี่ยนความเห็นเกี่ยวกับกระบวนการงานต่างๆ

Basecamp สร้างมาเพื่อสื่อสารเป็นหลักและเพื่อให้ผู้จัดการโปรเจกต์เห็นภาพกว้างและความคืบหน้าของงาน ฟังก์ชันต่างๆ ไม่ได้ดีไซน์มาให้เหมาะกับการวางแผน แต่มาเพื่อจัดการแผนที่เกิดขึ้นแล้วมากกว่า เราสามารถใช้ Basecamp เพื่อแจ้งข้อมูลว่าเราทำอะไรเสร็จจากการกด ‘complete’ ทูดูลิสต์ของเรา สามารถปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานตามความเปลี่ยนแปลงของกระบวนการ หรือเพิ่มลดงานผ่านทูดูลิสต์ ใส่ข้อมูลเพิ่มในที่เก็บไฟล์ คุยประเด็นใหม่ๆ ผ่านกระดานสนทนา โดยเราสามารถควบคุมทั้งหมดใน Basecamp ได้ที่เดียว

 

4. จัดการงานตามสโคปงาน ไม่ใช่ตามวันส่งงาน
ถึงแม้ Basecamp จะมีฟังก์ชันให้กำหนดวันส่งงานในทูดูลิสต์ทุกอัน แต่ที่ 37 signals ไม่ใช้ฟังก์ชันนั้น พวกเขาไม่ทำงานโดยเรียงลำดับโปรเจกต์ตามวันส่งงาน แต่จัดการตามสโคปของงาน และมีการกำหนดวันส่งครั้งใหญ่ไว้วันเดียว

ทีมที่ 37 signals จะประเมินว่าแต่ละงานใช้เวลาเท่าไหร่ กี่ชั่วโมง แบ่งงานที่ใช้เวลามากออกเป็นหลายช่วง และจัดการวางตารางทำงานทั้งหมดให้อยู่ภายในวลาที่ปักหมุดไว้อันใหญ่อันเดียว บางครั้งอาจมีการตัดงานที่ไม่สำคัญทิ้ง หรือเลื่อนเวลาได้ ซึ่งทั้งหมดจะเสร็จก่อนที่จะต้องนำงานไปรวบรวมกับทีมอื่น หรือเสร็จก่อนวันเปิดตัวโปรเจกต์ตามเวลาที่เหมาะสม สิ่งนี้ทำให้ทีมมั่นใจได้ว่าจะทำงานเสร็จทันแม้จะไม่ได้กำหนดวันส่งของแต่ละงานก็ตามแต่

แต่หากมีวันที่เป็นเดดไลน์ใหญ่ และบริหารสโคปงานทั้งหมดตามนั้น ก็จะทำเสร็จได้โดยไม่มีปัญหา แถมการจัดการเวลาอย่างยืดหยุ่นด้วยตัวเองได้จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะแทนที่จะโฟกัสเรื่องเดดไลน์ยิบย่อยของงานแต่ละชิ้น ทีมจะหันมาโฟกัสเรื่องการพาโปรเจกต์ให้คืบหน้าไปตามทางมากกว่า

ลองเอาเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้กันดูต่อ เพื่อให้คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากเทคโนโลยีในมือได้ ไม่มีใครคล่องตัวมาตั้งแต่เริ่มใช้ การฝึกฝนและเรียนรู้ไปเรื่อยๆ จะทำให้คุณโปรได้ในที่สุด

Source

• Softwareadvice