Time Tracking เคล็ดลับการใช้การจับเวลาเพิ่ม Productivity

In Summary

• เครื่องมือจับเวลา (Time Tracking) คืออีกหนึ่งตัวช่วยที่สามารถวัดประสิทธิภาพในการทำงานของเราได้ เพราะไม่ว่าจะทำงานอะไรก็ต้องอยู่ภายใต้ของเขตของเวลาทั้งสิ้น การใช้เวลาเป็นตัวชี้วัด KPI จึงเห็นผลมาก

• เราสามารถใช้เครื่องมือจับเวลาเพื่อหาตัวชี้วัดในด้านต่างๆ ได้แก่  เวลาที่ใช้โดยเฉลี่ยในการทำงานแต่ละงาน เปอร์เซ็นต์การทำงานในเวลางานและนอกเวลางาน จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ใช้ในการทำงาน จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ใช้ในโปรเจกต์ ความสามารถในการทำงาน

• ตัวชี้วัดเหล่านี้จะช่วยให้เราสามารถ หาเจอว่าเราเสียเวลาไปกับอะไร หาเจอว่าอะไรทำให้เราหลุดโฟกัส ช่วยจัดการโฟกัสของเรา และช่วยป้องกันเราจากอาการหมดไฟ

ตั้งแต่การประดิษฐ์เครื่องมือจับเวลา (Time Tracking) ขึ้นครั้งแรกในปี 1800s การจับเวลาถูกใช้เพื่อการนับจำนวนและเพิ่มความมีประสิทธิภาพ (Productivity) ในการทำงาน เวลาคือตัวชี้วัดหลักของการทำงาน เพราะไม่ว่าจะพยายามแค่ไหน หรือจะสร้างผลลัพธ์อย่างไร ก็ไม่มีอะไรหนีพ้นขอบเขตของเวลาไปได้

เมื่อมันไม่ตัวชี้วันอื่นๆ ที่ดีกว่า เราจึงสามารถพัฒนาความมีประสิทธิภาพในการทำงานตามขอบเขตของเวลาได้อย่างรวดเร็ว ยิ่งปัจจุบันนี้มีเครื่องมือจับเวลาที่สามารถติดตามเวลาในการทำงานบนคอมพิวเตอร์แบบดิจิทัล เราสามารถเช็คได้เสมอว่าการทำงานของเราเป็นอย่างไร ได้รู้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโฟลว์การทำงาน พฤติกรรมการทำงาน และความมีประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งจะทำให้เราสามารถปรับเปลี่ยนทุกอย่างไปในทางที่ดีขึ้นได้

หนึ่งในแอปพลิเคชันจับเวลาแบบดิจิทัลยอดนิยมคือ Timely ที่จะช่วยจับเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นของคุณและทีม โดยจะมีรายงานการจับเวลาออกมาให้ดูแบบเรียลไทม์เพื่อให้ทุกคนได้ติดตามผล มาดูกันว่าวิธีที่จะใช้เจ้าเครื่องมือนี้ให้เป็นประโยชน์ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเรา จะมีอะไรกันบ้าง

การวัดผลการดำเนินงาน (KPI)
เครื่องมือจับเวลาสามารถใช้ชี้วัดผลการทำงานของเราในแง่มุมเหล่านี้ได้

1. เวลาที่ใช้โดยเฉลี่ยในการทำงานแต่ละงาน
2. เปอร์เซ็นต์การทำงานในเวลางานและนอกเวลางาน 
3. จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ใช้ในการทำงาน
4. จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ใช้ในโปรเจกต์
5. ความสามารถในการทำงาน

ซึ่งตัวชี้วัดเหล่านี้สามารถใช้วัดการเปลี่ยนแปลงในการทำงานต่อคนละในแต่ละช่วงเวลาตามตัวชี้วัด KPI ยอดนิยมเหล่านี้ได้

• เปรียบเทียบเวลาโดยเฉลี่ยในการทำงานแต่ละงานกับเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการทำงาน
• เปอร์เซ็นต์งานที่ได้ในเวลางานกับนอกเวลางาน
• ชั่วโมงทำงานทั้งหมดที่สามารถทำได้ และรายได้ต่อชั่วโมง
• เวลาทั้งหมดที่ใช้ในแต่ละโปรเจ็กต์ และผลกำไรที่สามารถทำได้

ซึ่งแอปพลิเคชัน Timely ได้คำนวณตัวชี้วัดทั้งหมดนี้ของทุกคนในทีมไว้ให้หมดแล้ว ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลา และได้เวลาไปทำงานอย่างอื่นมากขึ้นไปอีก

หาให้เจอว่าเสียเวลาไปกับอะไร
การจับเวลาช่วยให้เราหาเจอว่าอุปสรรคของงานเราคืออะไร และอะไรที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เราจะได้รู้ว่าควรจัดสรรกระบวนการ หน้าที่ เครื่องมือ และโฟลว์ในการทำงานอย่างไร

งานที่ทำแล้วไม่ได้อะไร: การจับเวลาจะทำให้เรา รู้ว่าเราเสียเวลาไปกับงานที่เป็นกิจวัตรที่ต้องทำ แต่ไม่ได้ช่วยเพิ่มความก้าวหน้าอะไรมากแค่ไหนเช่น การตอบอีเมล การดูแลเว็บไซต์ เมื่อรู้เวลาเราก็จะสามารถปรับตารางใหม่ได้

แพทเทิร์นการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ: ในระหว่างวันทำงานมักจะมีเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ เช่น เวลาระหว่างการประชุม การประชุมที่ยืดเยื้อเกินแต่มีแต่น้ำ หรือการอู้ของเราเองหลังกินข้าวเที่ยง

งานที่ใช้เวลาเกินควร: หาให้เจอว่ามีงานไหนบ้างที่เราทำอย่างเรื่อยเฉื่อยและใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็น เช่น โปรเจ็กต์ที่เราประชุมกันนานเกินไป หรือการทำงานมั่วๆ ไม่ปะติดปะต่อเป็นขั้นตอนทั้งวัน ก็อาจทำให้เราเสียเวลาไปเกินควรได้

หาให้เจอว่าอะไรทำให้เราหลุดโฟกัส
งานวิจัยรายงานว่าทุกครั้งที่เราหลุดโฟกัส 1 ครั้ง ต้องใช้เวลากว่า 30 นาทีถึงจะกลับมาโฟกัสได้ใหม่ ทำให้กระบวนการทำงานของคุณมักถูกรบกวน การหาต้นตอที่หำให้คุณเสียสมาธิให้เจอจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

• สิ่งรบกวนแบบวันต่อวัน: เช่น งานแทรก การประชุมด่วน การต้องตอบอีเมลอย่างเร่งด่วน ที่อาจทำให้คุณต้องพักสิ่งที่คุณทำอยู่ไว้บ่อยเกินควร
• สิ่งรบกวนจากเครื่องมือการทำงาน: การแจ้งเตือนที่มาจากแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Slack, Whatsapp, Hangouts, Skype, เป็นสิ่งที่ออกแบบมาเพื่อดึดงดูดความสนใจของคุณอยู่แล้ว การแจ้งเตือนพวกนี้ทักทำให้คุณรู้สึกว่าต้องตอบทันที ทำให้คุณติดเป็นนิสัยว่าต้องเข้าไปดูทุกครั้งที่มันเด้ง จนรบกวนการทำงานทั้งหมด
• การผลัดวันประกันพรุ่ง: บางครั้งเราเองนี่แหละที่เป็นอุปสรรคใหญ่ของการเป็นคนโปรดักทีฟ ถามตัวเองว่าคุณผลัดวันประกันพรุ่งบ่อยแค่ไหน และเสียเวลาไปกับอะไรที่ไม่ได้ประโยชน์มากเท่าไหร่
• งานที่ไม่ได้วางแผน: หาให้เจอว่ามีงานแทรกเยอะแค่ไหนที่มาขัดไม่ให้คุณทำงานหลักสำเร็จ ลองสำรวจดูว่างานไหนที่เกินขอบเขตการทำงานของคุณและควรจะส่งไปให้เพื่อนร่วมงานมากกว่า

จัดการโฟกัสของตัวเอง
เรามักจะทำงานได้ดีที่สุดเวลาที่เรากำลังจดจ่อสุดๆ ซึ่งการจับเวลาจะช่วยให้คุณจดจ่อได้ดีขึ้นด้วยวิธีต่อไปนี้

• เลิกทำงานหลายอย่างพร้อมกัน: ร่างออกมาเลยว่าวันๆ นึงคุณจะทำอะไรบ้าง การทำงานหลายอย่างพร้อมกันคือสิ่งที่ลดประสิทธิภาพการทำงานมากที่สุด เพราะมันจะทำให้คุณสับสน สำรวจตัวเองว่าคุณสลับงานไปมามากแค่ไหน และทำงานที่ต่างกันกี่ชิ้นต่อวัน
• สำรวจตัวเองว่าจดจ่อได้นานแค่ไหน: งานที่ดีที่สุดและปริมาณผลลัพธ์ที่มากที่สุดจะมาจากช่วงเวลาที่เราจดจ่อ ใช้เครื่องจับเวลาดูว่าเราจดจ่อได้นานแค่ไหนต่อวัน หรือต่อสัปดาห์ แบบที่ไม่หันเหไปหาอย่างอื่นเลย สิ่งนี้จะช่วยวัดประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ
• จำกัดเวลา: การใช้เครื่องมือจับเวลา และตั้งเวลาในการลิมิตตัวเองในการงานคือสิ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ ทำให้คุณไม่เหนื่อยจนเกินไป นอนกจากนี้ประโยชน์เพิ่มเติมคือยังช่วยให้เราสำรวจตัวเองได้ว่าเราทำงานตามที่วางแผนไว้ได้หรือไม่อย่างไร
• ทำสิ่งที่สำคัญก่อนเสมอ: เครื่องมือจับเวลาที่จะช่วยให้เราเห็นว่าเราใช้เวลาเท่าไหร่กับงานไหนจะช่วยให้เราตรวจสอบตัวเองได้ตลอดว่าเรากำลังทุ่มเทกับงานที่สำคัญที่สุดจริงๆ หรือเปล่า และใช้เวลากับงานนั้นมากพอมั้ย
• หาช่วงที่เราโปรดักทีฟที่สุด: เราต่างมีจังหวะเวลาในการทำงานที่แตกต่างกัน บางคนชอบทำงานตอนเช้า บางคนชอบทำงานตอนเย็น การจับเวลาจะช่วให้คุณเห็นว่าช่วงเวลาไหนของวันที่คุณทำงานได้ดีที่สุด คุณจะได้จัดเอางานที่ยากที่สุดมาทำเวลานั้น

ป้องกันตัวเองจากการหมดไฟ (Burnout)
คุณภาพของงานมักจะเกิดจากการที่เราโปรดักทีฟ เมื่อหมดไฟ คุณภาพก็หมดตาม การสำรวจตัวเองว่าเราใช้เวลาอย่างไรบ้างจะช่วยสำรวจสิ่งเหล่านี้ได้

• การทำงานที่มากเกินไป: การแบ่งงานที่ไม่เท่ากันในแต่ละสัปดาห์ทำให้ระดับความเครียดไม่เท่ากัน และการทำงานไม่สมดุล ทำให้หมดไฟได้ง่าย
• การทำงานเกินเวลา: การทำงานเกินเวลามักทำให้เรานอนไม่พอ เครียด กังวล และซึมเศร้า ดังนั้นเราไม่ควรทำงานเกินเวลาบ่อยนักถ้าหากไม่จำเป็น
• ความสามารถในการทำงาน: การสำรวจว่าตัวเองมีความสามารถในการทำงานได้กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ช่วยป้องกันไม่ให้คุณทำงานมากเกินไปหรือเกินเวลาตั้งแต่ต้น
• เวลาพัก: การไม่มีเวลาพักที่เหมาะสมทำให้เกิดผลกระทบที่ร้ายแรงต่อการทำงาน การจับเวลาการทำงานของตนเองทำให้คุณรู้ว่าคุณมีเวลาพักเพียงพอรึเปล่า

ลองใช้เครื่องมือในการจับเวลาให้เป็นประโยชน์ เพื่อเปลี่ยนตัวเองให้เป็นคนโปรดักทีฟ และมีชีวิตการทำงานที่สมดุลมากขึ้น

Source

Memory.ai